गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए तकनीक: बनाने या खरीदने के लिए?

क्या गैर-लाभकारी संस्थाओं को अपने स्वयं के तकनीकी अनुप्रयोगों के निर्माण में निवेश करना चाहिए या ऑफ-द-शेल्फ तकनीक खरीदनी चाहिए? यहाँ एक त्वरित मार्गदर्शिका है।

आपकी गैर-लाभकारी संस्था के लिए बेहतर क्या है: स्क्रैच या पूर्व-निर्मित सॉफ़्टवेयर से निर्मित तकनीकी अनुप्रयोग? 

यह प्रश्न तकनीकी समाधानों को लागू करने पर विचार करने वाले किसी भी संगठन के लिए मौलिक है। हालांकि, गैर-लाभकारी क्षेत्र की अनूठी प्रकृति के कारण जहां प्रत्येक कार्यक्रम के लिए एक अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है, यह निर्णय लेना आसान नहीं है।

ऑफ-द-शेल्फ सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के विरोध में अपनी तकनीक बनाने के बीच चुनने में आपकी सहायता करने के लिए यहां एक त्वरित मार्गदर्शिका है।

कस्टम-निर्मित बनाम पहले से मौजूद तकनीक

ऐसे कई सॉफ़्टवेयर समाधान उपलब्ध हैं जो सुविधाओं और कार्यक्षमता की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करते हैं और विशेष रूप से गैर-लाभकारी संगठनों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। एक स्वयंसेवक प्रबंधन सॉफ्टवेयर, उदाहरण के लिए, स्वयंसेवकों को शेड्यूल करने, स्वयंसेवी घंटों को ट्रैक करने और स्वयंसेवी जानकारी को प्रबंधित करने के लिए सुविधाएँ और उपकरण होंगे, जो संगठन की आवश्यकता के अनुरूप हो सकते हैं। इसलिए, पूर्व-मौजूदा सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना किसी गैर-लाभकारी संस्था के लिए तेज़ और अधिक लागत-प्रभावी विकल्प हो सकता है। 

पूर्व-मौजूदा सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का एक सामान्य नकारात्मक पक्ष यह है कि यह किसी संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुकूल नहीं हो सकता है।

हालाँकि, पहले से मौजूद सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का एक सामान्य नकारात्मक पहलू यह है कि यह किसी संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुकूल नहीं हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक ऑफ-द-शेल्फ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर चालान-प्रक्रिया के लिए सुविधाओं के साथ आ सकता है। हालांकि, यदि संगठन इनवॉइसिंग को इन-हाउस हैंडल नहीं करता है, तो उन सुविधाओं को अनावश्यक माना जाएगा और समाधान की कुल लागत में वृद्धि होगी। इसी तरह, सॉफ़्टवेयर तक पहुँचने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या के संदर्भ में सीमाएँ हो सकती हैं, जो संगठन की सॉफ़्टवेयर को उस तरह से उपयोग करने की क्षमता को भी सीमित कर सकती हैं जिसकी उन्हें आवश्यकता है।

कस्टम-निर्मित एप्लिकेशन विशेष रूप से किसी संगठन की आवश्यकताओं और आवश्यकताओं के अनुरूप बनाए जा सकते हैं। इसका मतलब यह है कि एप्लिकेशन बिना किसी अनावश्यक सुविधाओं या सीमाओं के ठीक उसी तरह कार्य करेगा जैसे संगठन को इसकी आवश्यकता है। हालाँकि, कस्टम एप्लिकेशन बनाना एक समय लेने वाली और महंगी प्रक्रिया हो सकती है। उदाहरण के लिए, सास प्लेटफॉर्म की तुलना में , जिसे तीन से छह सप्ताह में तैनात किया जा सकता है, संगठन की जरूरतों के आधार पर एक कस्टम प्लेटफॉर्म विकसित करने में महीनों तक का समय लग सकता है।

सही फिट चुनना

अपनी टीम के साथ निम्नलिखित प्रश्नों पर चर्चा करने से कस्टम-निर्मित एप्लिकेशन और पहले से मौजूद एप्लिकेशन के बीच चयन करने में मदद मिल सकती है:

1. उस कार्यक्रम का पैमाना क्या है जिसके लिए आप तकनीक का निर्माण करना चाहते हैं?

जब आपका संगठन अपने कार्यक्रमों में प्रौद्योगिकी को शामिल करना चाह रहा हो तो स्केल एक महत्वपूर्ण कारक है। उदाहरण के लिए, एक कार्यक्रम का पैमाना, उपयोगकर्ताओं की संख्या, एकत्रित और संसाधित किए जाने वाले डेटा की मात्रा और संचालन की जटिलता का निर्धारण करेगा। यह बदले में आपके कार्यक्रम के लिए सबसे उपयुक्त और प्रभावी तकनीकी समाधान के विकल्प को सूचित करेगा।

उदाहरण के लिए, यदि किसी संगठन के पास पाँच जिलों में डेटा एकत्र करने वाले 20 फ़ील्डवर्कर हैं, तो किसी भी पहले से मौजूद सॉफ़्टवेयर जैसे एक्सेल स्प्रेडशीट पर डेटा का प्रबंधन करना आसान हो सकता है। जैसे-जैसे प्रोग्राम आकार और जटिलता में बढ़ता है, वैसे-वैसे डेटा एकत्र करने और संसाधित करने की मात्रा बढ़ती है, और डेटा तक पहुँचने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या बढ़ती है।

ऐसे परिदृश्य में, एक कस्टम एप्लिकेशन एक्सेल स्प्रेडशीट पर फायदेमंद हो सकता है। बड़ी मात्रा में डेटा को संभालने और बड़ी संख्या में उपयोगकर्ताओं का समर्थन करने के लिए एक कस्टम एप्लिकेशन को डिज़ाइन किया जा सकता है। इसमें डेटा सत्यापन, उपयोगकर्ता अनुमतियाँ और स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग जैसी सुविधाएँ भी शामिल हो सकती हैं, जिससे डेटा को बड़े पैमाने पर प्रबंधित करना आसान हो जाता है।

2. वर्तमान मानवीय प्रयास और आपके संचालन की लागत क्या है?

इस प्रश्न से आपको यह समझने में मदद मिलनी चाहिए कि क्या तकनीक को एकीकृत करने से संचालन की लागत और संगठन द्वारा किए जा रहे मानवीय प्रयास को कम करने में मदद मिलेगी। बड़ी मात्रा में डेटा और फील्ड कैडर के साथ काम करने वाले संगठन इसे उपयोगी पा सकते हैं यदि प्रौद्योगिकी की शुरुआत के कारण कुछ प्रक्रियाओं में लगने वाला समय कम हो जाता है।

उदाहरण के लिए, एक संगठन जो पहले पेपर फॉर्म पर डेटा एकत्र करता था और मैन्युअल रूप से एक्सेल स्प्रेडशीट में जानकारी दर्ज करता था, मोबाइल डेटा संग्रह एप्लिकेशन का उपयोग करने से लाभान्वित हो सकता है। मोबाइल एप्लिकेशन फ़ील्डवर्कर्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से डेटा एकत्र करने और इसे वास्तविक समय में प्रसारित करने की अनुमति दे सकता है, मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने के लिए आवश्यक समय को कम करने के साथ-साथ डेटा प्रविष्टि त्रुटियों का जोखिम भी कम कर सकता है।

3. आपका कार्यक्रम कितना परिपक्व है?

यदि कोई प्रोग्राम प्रायोगिक स्तर पर है, या उस स्तर पर है जहाँ इसके डिज़ाइन को अधिक पुनरावृत्तियों की आवश्यकता हो सकती है, तो यह कस्टम-निर्मित तकनीक प्राप्त करने के लिए उपयोगी नहीं हो सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि तकनीक को कार्यक्रम के साथ मिलकर विकसित करने की जरूरत है। यदि कोई कस्टम-निर्मित तकनीक में बहुत जल्दी निवेश करता है, तो इसका मतलब हो सकता है कि बाद के चरण में परिवर्तन करने के लिए अधिक समय और ऊर्जा का निवेश करना। इसलिए, केवल तभी जब कार्यक्रम एक निश्चित परिपक्वता तक पहुँचता है, एक कस्टम अनुप्रयोग एक अच्छा एकीकरण होगा।

4. आपकी इन-हाउस टीम कितनी तकनीक-प्रेमी है?

यदि आप स्क्रैच से एक एप्लिकेशन बनाने के बारे में सोच रहे हैं, तो आपकी टीम में कुछ तकनीकी विशेषज्ञता वाले लोगों का होना महत्वपूर्ण है, क्योंकि बहुत सारे प्री- और पोस्ट-वर्क हैं जो रखरखाव में भी जाते हैं।

उदाहरण के लिए, आपकी टीम में किसी ऐसे व्यक्ति का होना फायदेमंद हो सकता है जो सर्वर के रखरखाव पर काम कर सकता है और सॉफ़्टवेयर में संभावित बग के साथ मदद कर सकता है। इसके अलावा, उन्हें संगठन की ज़रूरतों के बारे में बेहतर समझ होगी और वे एप्लिकेशन विकसित करने वाली टीम को प्रभावी ढंग से संवाद कर सकते हैं।

यह संगठन को विकास प्रक्रिया और अंतिम उत्पाद पर अधिक नियंत्रण रखने की भी अनुमति देता है।

अपना खुद का एप्लिकेशन बनाना शुरू करना

उपरोक्त प्रश्न आपको अपने संगठन की तकनीकी जरूरतों का आकलन करने में मदद कर सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपको पहली जगह में कस्टम एप्लिकेशन बनाने की आवश्यकता है या नहीं। यदि आपका संगठन एक निर्माण के साथ आगे बढ़ने का निर्णय लेता है, तो यह चेकलिस्ट आपको आरंभ करने में मदद कर सकती है:

• आवश्यक साइन-ऑफ़ प्राप्त करना: आपके संगठन में निर्णय लेने की ज़िम्मेदारियों वाले सभी हितधारकों को एक ही पृष्ठ पर होना चाहिए जब यह एप्लिकेशन बनाने की बात आती है। इसका मतलब यह है कि उन्हें इसके डिजाइन, रिपोर्ट के प्रारूप और एप्लिकेशन के डैशबोर्ड पर हस्ताक्षर करना चाहिए था। इसके अतिरिक्त, उन्हें उस मूल्यवर्धन के साथ संरेखित किया जाना चाहिए जो एक अनुकूलित एप्लिकेशन आपके कार्यक्रम में लाएगा।
• मौजूदा सॉफ्टवेयर्स की खोज: यह समझना महत्वपूर्ण है कि मौजूदा ऑफ-द-शेल्फ टेक्नोलॉजी प्लेटफॉर्म आपके प्रोग्राम के लिए काम क्यों नहीं करते हैं। यह आपको कस्टम सॉफ़्टवेयर से वास्तव में क्या चाहिए, इस पर अधिक स्पष्टता लाएगा। यह पहले से मौजूद सॉफ्टवेयर्स से संदर्भ लेने के दरवाजे भी खोल सकता है, जो कुछ अतिरिक्त सुविधाओं के साथ आपके प्रोग्राम डिजाइन में फिट हो सकते हैं।
• एक खाका बनाना: कस्टम एप्लिकेशन को डिजाइन करते समय, उपयोगकर्ता यात्रा को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है, जो कि उन अनुभवों का क्रम है, जिनसे उपयोगकर्ता किसी उत्पाद या सेवा के साथ बातचीत करता है। इसका एक खाका बनाकर, विकास दल अपने उपयोगकर्ताओं की जरूरतों और अपेक्षाओं को बेहतर ढंग से समझ सकता है, और ऐसा सॉफ्टवेयर बना सकता है जो अधिक प्रभावी और उपयोगकर्ता के अनुकूल हो।
• पर्याप्त संसाधन समर्पित करना: कस्टम एप्लिकेशन बनाना एक कठिन और समय लेने वाली गतिविधि हो सकती है। इसमें विक्रेताओं के साथ समन्वय, आंतरिक टीम मीटिंग और उत्पाद प्रबंधन शामिल है। इसके अतिरिक्त, विकास प्रक्रिया में आम तौर पर यह सुनिश्चित करने के लिए एक परीक्षण चरण शामिल होता है कि एप्लिकेशन इच्छित तरीके से काम करता है। इसमें हितधारकों से फीडबैक के आधार पर पुनरावृत्त डिजाइन राउंड भी शामिल हो सकते हैं। इस परीक्षण चरण में उपकरण और बुनियादी ढांचे के लिए मानव संसाधन और पूंजी की आवश्यकता होती है, और इसका मतलब परीक्षण, सुरक्षा और प्रदर्शन अनुकूलन जैसे विशिष्ट कार्यों के लिए बाहरी सलाहकारों या ठेकेदारों को भर्ती करना भी हो सकता है।
• फीडबैक को शामिल करना: एप्लिकेशन की डिजाइनिंग और इसके प्रबंधन में शामिल सभी हितधारकों के साथ-साथ अंतिम उपयोगकर्ताओं को हर चरण में डिजाइन यात्रा का हिस्सा होना चाहिए। उनकी प्रतिक्रिया आपको चुनौतियों, अंतरालों और कमियों को समझने में मदद करेगी और अंतिम उत्पाद को डिजाइन करने में आपकी सहायता करेगी।  

यह चुनना कि आपके संगठन के लिए सबसे अच्छा क्या है—शुरुआत से निर्मित एक एप्लिकेशन या पहले से मौजूद सॉफ़्टवेयर—आपके प्रोग्राम की डिज़ाइन और परिपक्वता और टीम के कौशल सेट के आधार पर एक महत्वपूर्ण निर्णय है। सौभाग्य से, प्रौद्योगिकी समाधान आपको लचीलेपन को लगातार प्रयोग करने की अनुमति देते हैं। इसलिए, यदि आपका संगठन लागत, समय निवेश, या कौशल की कमी के कारणों से एक नया एप्लिकेशन बनाने के लिए पूरी तरह से प्रतिबद्ध नहीं होना चाहता है, तो यह अपने कार्यक्रम के शुरुआती चरणों के दौरान पहले से मौजूद सॉफ्टवेयर्स के साथ प्रयोग करके धीरे-धीरे शुरू कर सकता है। यह टीम के सदस्यों और संगठन के भीतर इन-हाउस क्षमता के बीच विश्वास पैदा करने में भी मदद करेगा।